3. Metodología del servicio de datos
El proyecto que se está desarrollando apartado tras apartado en este informe alcanzará su mayor éxito enfrentándose a la mayor prueba de fuego: aplicar la metodología de nuestro plan piloto en otros cursos similares. De esta manera, se comprobará si el plan es infalible o si necesita ser perfeccionado.
Por su parte, con la aplicación a diversos cursos, la empresa obtendrá mayores beneficios de un único proyecto aplicado a varios escenarios de cursos online. Su objetivo, no lo olvidemos: prevenir el abandono para garantizar la finalización del curso y así garantizar el éxito del mismo, lo que conlleva una mejor publicidad para el curso en cuestión y mayores beneficios para la empresa que los oferta.
Para ello, se desarrollará el siguiente dossier explicativo que explica el comportamiento general del modelo que se está llevando acabo en este informe, atendiendo a 4 aspectos:
1. Enfoque del servicio: trata de explicar al cliente, es decir, a un 3º que no es ni el creador ni la empresa que lo crea, cómo funciona el análisis de datos y las ventajas que suponen llevarlo a cabo, respondiendo a las siguientes preguntas:
- ¿Qué ofrece?
- ¿Por qué es útil un servicio de analítica de este tipo?
- ¿En qué casos se puede aplicar?
En el informe que nos atañe, nos hemos centrado más en el 2), ya que el caso 1) no tiene repercusiones negativas para la empresa y, circunstancialmente, gracias a un enfoque de la educación más personalizado, se dará involuntariamente junto con el 2). Para los casos complicados, mantener una atención más exhaustiva del profesor o personal a cargo del curso con el alumnado en riesgo, lograría en muchos casos que dicho alumnado acabe con éxito el curso, y todos los momentos invertidos para llegar a dicha finalización habrán merecido la pena. Nunca es plato de buen gusto empezar algo para después dejarlo a medias. Pues bien, la analítica de datos intenta reducir el número de casos de este tipo.
- ¿Qué ventajas ofrece y por qué puede ser interesante llevar a cabo ese tipo de análisis en cursos online?
- Ofrecer un producto de calidad mediante la inversión en recursos de otro tipo (analítica de datos) que a la larga seguirán mejorando la calidad de los cursos, y reducirán es coste de otro tipo de recursos.
- Aumentar el estatus comercial de la empresa, haciéndola más competitiva contra otras que no utilicen la analítica de datos.
- Aumentar los beneficios de la empresa gracias al éxito comercial y a la reducción en gastos.
- Aumentar su fama entre la población gracias a las bajas tasas de abandono y la atención personalizada ofrecida.
- Reducir la ratio de abandono y aumentar el número de matriculados gracias a dicha fama.
2. Objetivos: reúnen la información mínima que explica qué pretende el servicio.
El objetivo principal es reducir la tasa de abandono, pronosticando el éxito del alumnado mediante el análisis de datos y el descubrimiento prematuro de aquellos alumnos con perfil bajo en el curso y que presentan una tendencia a abandonarlo.
Muchas de las ventajas anteriores son objetivos propuestos en la metodología de este proyecto de analítica de datos, ya que, de conseguirlos, no son si no ventajas tanto para la empresa como para el alumnado:
- Mejorar la calidad del servicio ofrecido, mediante atención personalizada basada en datos.
- Reducir la tasa de abandono, detectando a tiempo el alumnado que puede presentar este perfil.
- Perfeccionar los recursos, materiales y vías de comunicación profesorado-alumnado para que se adapten a todo el alumnado.
- Adaptar el proceso del curso a los ritmos de aprendizaje del alumnado (ya sea por motivos cognitivos -internos- o laborales y/o personales -externos-).
- Lograr unos resultados óptimos de aprendizaje, donde la ratio de finalización del curso con éxito sea elevada (no es suficiente con alumnos que finalizan si éstos obtienen calificacones por dejabo del aprobado).
3. Líneas de acción del servicio: en definitiva, trata de responder cómo va a hacer nuestro plan piloto lo que queremos que haga, atendiendo a los momentos de mayor riesgo que se establecieron en el apartado anterior ("2. Captura de datos"):
- Matriculación: el análisis del número de alumnado matriculado, junto con su carta de motivación y sus datos de matriculación permiten al profesorado hacerse un campo mental del grupo de alumnos al que va a atender, el mayor o menor éxito del curso en función de la tipología del alumnado matriculado y el número de intervenciones especiales que tendrá que realizar si quiere (el profesorado) mantener unas buenas cifras al final del curso.
- Inicio del curso: este momento abarca los primeros accesos a la plataforma donde se alberga toda la información del curso. Dependiendo de acceso más temprano o más tardía del alumnado, las dudas que se pregunten en el foro y quiénes las realicen, la interacción en las diferentes vías de comunicación entre los estudiantes, etc, el profesorado se podrá hacer una composición del alumnado más activo y aquél menos activo, con el que tendrá que empezar el protocolo de actuación para evitar el abandono del mismo mediante: atención más directa, marcar los recursos imprescindibles para que el alumno no se sienta sobre pasado y vaya entrando en el ritmo de estudio y análisis de documentos poco a poco, etc.
- Seguimiento del curso, acceso a la plataforma: si el primer momento de actuación en el "inicio del curso" ha surtido efecto, se deberá aumentar progresivamente la cantidad de documentos a revisar y empezar a adaptarse en la medida de lo posible a las fechas de entrega (aunque gracias a la flexibilización del curso, esto no será imprescindible, aunque sí será denotativo de un mayor interés por parte del alumno). Si el primer momento de actuación en el "inicio del curso" NO ha tenido efecto, el profesorado y personal a cargo del curso deberá realizar las modificaciones necesarias de los materiales, así como cambios en los materiales que no dejen de explicar lo que se quiere explicar, pero de manera más llamativa a motivadora para aquél alumno que no ha sido capaz de iniciar el curso de manera adecuada, menos aún de seguir su proceso.
- Uso de materiales: en relación al seguimiento del curso, el uso que el alumnado haga de los materiales (minutos de visualización de vídeos, información recogida en textos que aparece citada en trabajos, número de veces que se revisan los documentos para una tarea, documentos extra visitados para complementar la información, etc.) denotará una mayor o menor actividad. Como se comentaba en el apartado anterior: los materiales no son absolutos e inamovibles. Al contrario, deben poder ser manipulados para adaptarse a todo el alumnado, especialmente para aquel del que salta la alarma de "alumno en riesgo".
- Realización y entrega de tareas: flexibilizar las deadlines de las tareas a entregar supone una buena estrategia para que un alumno, que puede estar saturado por motivos externos en algún momento del curso, no abandone el curso por que se le haya pasado entregar una tarea a tiempo. Bien es sabido que, optar por la evaluación continua en este tipo de cursos online es sinónimo de éxito (casi asegurado) antes que jugárselo todo a una única carta a final de curso (fracaso habitual). En estos casos en los que un alumno sobre pasa la fecha orientativa de entrega de actividades, hay que tener especial precaución y recordarle que, aunque el plazo no es cerrado, es recomendable que siga paso a paso cada actividad sin mayor demora para no verse saturado por acumulación de tareas.
- Registro de actividad: probablemente los datos que aporta la actividad en la plataforma del alumnado suelen ser reflejo de su implicación con el curso. Bien es posible que algunos alumnos den la sensación de estar activos, pero en realidad solo dan las sensación de estar activos, cuando en realidad no han revisado los documentos y sus dudas están vacías o rozan lo absurdo. Un buen análisis de la actividad de un alumno facilita al profesorado saber si es necesario intervenir y de qué modo hacerlo. Si se trata de un alumno no activo, pero que entrega las tareas correctamente, será preciso motivarlo para que participe en los foros y chats y así sus compañeros se puedan enriquecer de él o ella. Si se trata de un alumno de relleno, habrá que darle un toque de atención, ya que a lo mejor no es consciente de lo que hace y será necesario, entonces, aplicar una adaptación de materiales aún más significativa y simplificada.
- Finalización del curso: motivar, dar el último empujón hacia el final del curso será imprescindible por profesorado. Es de los momentos con más riesgo de todo el curso: se acumulan entregas, cansancio y ansias por terminar, todos ellos malos consejeros para finalizar con éxito el curso empezado.
4. Anexo, donde se incluye un supuesto práctico que sirva para explicar todo el proceso completo, es decir, cómo se llevaría a cabo el plan para que los clientes vean su funcionamiento y puesta en práctica.
- Curso online: Metodologías innovadoras en educación primaria.
- Alumno en riesgo: Sergio.
- Formación: recién titulado en magisterio.
- Experiencia en cursos online: ninguna.
Como muchos maestros que anhelan aplicar todo lo aprendido en la carrera de Magisterio, utilizando lo más modernos métodos que promuevan las inquietudes de su alumnado, Sergio decide matricularse en un curso online llamado "Metodologías innovadoras en educación primaria", curso que se vale de nuestro programa de analítica de datos para la mejora de la formación impartida y la reducción de abandono.
Al ser su primera experiencia, no quiere quedarse fuera del curso y realiza el proceso de matriculación el primer día que este se abre, lo que en datos, nuestro programa traduce para el profesorado que Sergio es un alumno lleno de energía, que no va a tener problema en acabar el curso. Sin embargo, cuando se inicia el curso oficialmente, Sergio tiene dificultades de acceso ya que no conoce la plataforma (Moodle) donde se alberga el curso, por lo que tarda más que sus compañeros en acceder a los materiales y ponerse con las primeras clases y tareas a realizar. Sergio sigue manteniendo su entusiasmo, y las primera trabas encontradas han sido comunicadas al profesorado para que se comuniquen por las vías externas a la plataforma (correo electrónico, teléfono, etc) con aquellos alumnos que se están quedan atrás en exceso.
Eventualmente, Sergio ha compartido en el foro general del curso que ha empezado a trabajar como profesor de apoyo en un colegio por las tardes, y que su disponibilidad de tiempo se ha visto mermada drásticamente.
Tras la primera tarea realizada por Sergio, se ha observado que no ha revisado todos los materiales obligatorios, mucho menos los complementarios. Su tarea apenas cumple con los objetivos, y se observa que los supuestos materiales revisados no han sido de manera completa, ya que falta información fundamental a la que hacer referencia en el documento entregado como tarea.
Los datos obtenidos de todo lo sucedido en la vida de Sergio, así como de su uso de los materiales y entrega de tareas nos ayudan a prevenir al/a los profesor/es de la asignatura y les proponemos las siguientes actuaciones:
- Mandar a Sergio un feedback detallado de los errores observados al realizar la tarea y sus posibles motivos (revisión escasa e incorrecta de materiales, realización de la tarea en poco tiempo...)
- Ofrecer a Sergio dos posibilidades: una oportunidad de repetir y mejorar su tarea, o dar por válida dicha tarea y darle un aviso de que esperan un cambio y progresivamente mejor en las siguientes tareas. Sergio podrá elegir entre las dos opciones y sentirá que el profesorado quiere lo mejor para él y su desarrollo en el curso.
- Detallar a Sergio los materiales específicos que deberá analizar minuciosamente de entre todos los materiales obligatorios para que se vaya acostumbrando poco a poco al ritmo de trabajo y sea capaz de distribuirse mejor su tiempo.
- Dividir las tareas en 2 o 3 partes más sencillas para que Sergio se acostumbre a trabajar a diario y no deje para última hora la entrega final del trabajo.
- Mandarle un mensaje de felicitación por el camino que está siguiendo si se nota un feedback positivo por su parte gracias a las medidas de actuación sugeridas anteriormente.
Gracias a los datos que nos aporta la actividad del resto del alumnado así como de los datos de registro en la matriculación, el profesorado no tendrá problema para contactar con Sergio cuando sea necesario y vea que se está despistando en la realización pormenorizada de sus tareas, así como en facilitarle los documentos más interesantes en función del número de alumnados que los visita, el número de veces que son visitados y la información de cada documento que ha resultado más interesante según su inclusión en las tareas entregadas por el resto del alumnado.
Es necesario hacer hincapié en que, en penúltima instancia, es el profesor el que tiene las herramientas proporcionadas por nuestra empresa de analítica de datos para ayudar a Sergio y que, en última instancia, dependerá de Sergio seguir las indicaciones de su profesorado para conseguir alcanzar con éxito el final del curso con el que tanto interés comenzó.
